Neue Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten

Gute Mitarbeiter sind das A und O des Unternehmenserfolges. Doch durch den Fachkräftemangel werden nicht nur qualifizierte Bewerbungen knapper, auch hat sich der Bewerbermarkt geändert. Unternehmen müssen heute besondere Leistungen bieten, um Mitarbeiter zu gewinnen und langfristig zu halten. Hat ein Kandidat also den Vertrag unterschrieben, ist die Überzeugungsarbeit noch lange nicht vorbei. Schließlich muss er noch erfolgreich ins Unternehmen integriert werden. Schon der erste Eindruck von Kultur, Atmosphäre und Werten hat sehr großen Einfluss auf die Motivation und Eigeninitiative des neuen Mitarbeiters. Um den Integrationsprozess positiv und erfolgreich zu gestalten, holen sich viele Unternehmen professionelle Unterstützung von externen Beratern und einer geeigneten Software.

Einarbeitung bei itdesign

In den letzten Jahren ist die itdesign GmbH erheblich gewachsen – nicht zuletzt auch dank der erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter. Den gesamten Integrationsprozess, von der Anstellung über die Einarbeitung bis hin zum Mitarbeitergespräch am Ende der Probezeit, bilden wir in CAS genesisWorld ab. Dies erfolgt mit dem Modul CAS Project und einer Workflow-Vorlage speziell für die Einarbeitung. Je nach Abteilung und Position passen wir die Vorlage individuell an und erweitern diese um Dokumente und Termine. Die verschiedenen Phasen und Verantwortlichkeiten für die teilhabenden Parteien sind strukturell und visuell unterteilt:

  1. Vertragliche Abwicklung
  2. Systemadministration
  3. Verwaltung und persönliches Willkommenheißen
  4. Termine und Dokumente für die Einarbeitungsphase
  5. Fachliche Einarbeitung

Der Mentor und auch das Personalmanagement können jederzeit nachvollziehen, in welchem Stadium der Einarbeitung sich der neue Kollege befindet und welche Aufgaben noch ausstehen.

Die soziale Integration

Neben den administrativen Aufgaben wie „Arbeitsplatz bereitstellen“ oder „Einarbeitungsplan festlegen“ gibt es festgelegte Kennenlerngespräche mit Kollegen. Diese dienen der sozialen Integration und verfolgen das Ziel, Kollegen persönlich kennenzulernen, Einblick in deren Aufgabenbereich zu erhalten und sich auch privat auszutauschen. Bei itdesign pflegen wir die Du-Kultur. Diese hilft, Ängste und Hierarchien abzubauen sowie einen persönlicheren Umgang zu fördern. Neue Kollegen finden so sehr schnell Anschluss und ihren Platz im Team.

Mitarbeiter von itdesign bei der täglichen Arbeit
Kulturelle Integration

Die Kultur eines Unternehmens lernt ein neuer Mitarbeiter eher nebenbei im Arbeitsalltag kennen. Der Umgang unter Kollegen trägt maßgeblich dazu bei, ob man sich wohlfühlt. Um bei itdesign die kulturelle Integration aktiv zu fördern, gehört zur Einarbeitung auch die Vorstellung der Firmenwerte und deren Diskussion mit anderen neuen Kollegen und den Gründern. Gemeinsame Mittagspausen oder Teamevents intensivieren das Zugehörigkeitsgefühl und das Angebot an Getränken sowie frischem Obst trägt zur einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.

Fachliche Einarbeitung am Beispiel eines CRM-Beraters

Bei itdesign – und besonders im Bereich Beratung CRM – setzen wir auf  „Learning by Doing“. Es hat sich bewährt, dass das direkte Arbeiten mit der Software am Anfang zwar komplex erscheint, nach kurzer Zeit jedoch am effizientesten ist. In einer Grundlagenschulung zu CAS genesisWorld lernt der neue Kollege die wichtigsten Funktionen kennen: Adressmanagement, Zeiterfassung, Projekterstellung, Kalendernutzung – das sind die ersten Schritte in CAS genesisWorld für die alltägliche Arbeit. Für jedes einzelne Modul bekommen neue Kollegen eine einstündige Schulung. In dieser werden die Kernfunktionen live in der Software gezeigt und alle aufkommenden Fragen beantwortet. Anschließend trainiert der Mitarbeiter eigenständig mit einer eigenen Testdatenbank auf seinem Rechner. Die erfahrenen Kollegen stehen mit Rat und Tat zur Seite und der neue Mitarbeiter probiert ganz ohne Druck aus, macht Fehler und lernt aus ihnen.

Wir sind überzeugt, dass unsere eigene intensive Nutzung von CAS genesisWorld die Grundlage für unseren Erfolg ist. Durch das tägliche Arbeiten mit der Software lernen unsere Mitarbeiter die Funktionen und die Performance im Detail kennen. Nach kurzer Zeit sind sie Experten. Die Probleme und Anforderungen unserer Kunden können sie so direkt nachvollziehen.

Mitarbeiter von itdesign bei der täglichen Arbeit

Zusätzlich wird jeder Vertriebs- und Beratungsmitarbeiter vom ersten Tag an dazu angeregt, an Kundenterminen teilzunehmen. Vor Ort beim Kunden begreift er viel besser, wie vielfältig die Software genutzt werden kann und was Kunden von CAS genesisWorld erwarten. Dank des sofortigen Kontakts mit der Software und den Kunden sind unsere neuen Mitarbeiter schnell in der Lage, eigenständig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Einarbeitungsmethoden und ihren Auswirkungen im täglichen, operativen Geschäft? Sprechen Sie Frau Guillet-Oezdemir gerne an über Marie.Guillet@itdesign.de.

Autorin: Marie Guillet-Oezdemir, Mitarbeiterin bei itdesign seit Februar 2017
Bildquellen: itdesign GmbH