Wie Sie Dubletten in den Griff bekommen

By 17. Februar 2015News

Als ich letzte Woche die Kundenkarte bei der Aufgabe einer Bestellung bei meinem Buchhändler nicht zur Hand hatte, war dies für den Mitarbeiter an der Kasse zuerst kein Problem. „Wir haben Sie ja in unserem System“, meinte er. Nachdem ich meinen Name mitgeteilt hatte, wurde es für den Mitarbeiter komplizierter: „Wir haben insgesamt vier Einträge mit Ihren Namen. Wo wohnen Sie denn?“ Er ratterte vier Adressen zur Auswahl herunter und erinnerte mich daran, wie oft ich in der Stadt umgezogen war. Die Schlange an der Kasse wurde länger. Aber vielleicht war es für die anderen Kunden interessant zu erfahren, wo ich schon überall gewohnt habe. Schließlich konnte ich im System mit meiner aktuellen Adresse gefunden und die Bestellung auf meine Kundenkarte gebucht werden. Auf meine Frage hin, ob es möglich sei, die überflüssigen Einträge zu löschen, wurde der Mitarbeiter nervös. Dazu konnte er keine eindeutige Aussage machen. Um die Geduld der wartenden Kunden nicht weiter zu strapazieren, ließ ich es damit bewenden. Diese Episode aus dem täglichen Umgang mit Kundendatensystemen zeigt die Grundproblematik von Dubletten exemplarisch auf:

  • Dubletten schaffen Verwirrung und müssen vermieden werden.
  • Dubletten kosten Zeit und damit Geld.
  • Der Prozess für den Umgang mit Dubletten muss eindeutig definiert sein.

Besser Dubletten vermeiden, statt zu bereinigen

Oft denken wir an das Naheliegende und das Einfache zuletzt. So ist es auch bei der Neuanlage von Kunden und Datensätzen. Würde jeder Mitarbeiter, der Daten in das System eingibt, vor einer Neuanlage zuerst überprüfen, ob der Kunde bereits vorhanden ist, könnten wir eine aufwändige Bereinigung von Dubletten vermeiden. Daher müssen Mitarbeiter in der Anlage neuer Datensätze nach dem Grundsatz „Erst suchen, dann anlegen.“ geschult werden. CAS genesisWorld liefert ab der Version x6 mit der CAS SmartSearch eine sehr gute Unterstützung. Schon während der Sucheingabe werden Datensätze zum Suchbegriff angezeigt. Bei eingeschalteter Adressprüfung werden zudem Adressen bei der Neuanlage gegen den aktuellen Datenbestand überprüft.

Oft unterschätzt: die Auswirkungen von Dubletten

Grundlage von CRM-Lösungen ist die Verknüpfung unterschiedlicher Information zu einer Person oder einem Unternehmen. Durch die Anlage von Dubletten ist die Datenkonsistenz nicht mehr gewährleistet. Unterschätzt werden dabei die Auswirkungen auf den Datenbestand. Durch die Verknüpfung der Daten untereinander führt die Anlage einer Dublette nicht nur zu Fehlern in zwei Datensätzen, sondern in all denen, die mit der Dublette und der korrekten Adresse verknüpft sind. Je später dieser Fehler entdeckt wird, desto aufwändiger ist die Bereinigung und Wiederherstellung der Datenkonsistenz. Auch hier erhalten Sie Unterstützung von CAS genesisWorld. Bei der Bereinigung von Dubletten haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, wie mit den zur Dublette verknüpften Datensätzen umgegangen wird.

Umgang mit Dubletten und Dubletten-Bereinigung

Klar ist, dass sich die Anlage von Dubletten nicht vollständig vermeiden lässt. Je nach Sachlage werden Dubletten bewusst angelegt. Wechselt zum Beispiel ein Ansprechpartner das Unternehmen, so sollte dieser unter seinem neuen Unternehmen zusätzlich angelegt werden. Wichtig ist es daher, unternehmensintern Prozesse zu definieren, wie mit Dubletten umgegangen werden soll.

  • Wird der entsprechende Datensatz komplett gelöscht oder nur deaktiviert?
  • Wie wird mit den verknüpften Datensätzen umgegangen?
  • Wie kennzeichne ich eine bewusst angelegte Dublette, damit diese nicht bereinigt wird?

All dies sind Fragen, die früher oder später bei jeder Arbeit mit einer CRM-Lösung auftauchen und geklärt werden müssen. CAS genesisWorld bietet Ihnen mit dem neu von der itdesign GmbH entwickelten “Duplicate Finder pro“ Unterstützung. Mit diesem Modul können Sie Dubletten einfach auflösen und die Datenqualität Ihres Datenbestand sicherstellen.

Zusammenfassung

  • Dubletten haben große Auswirkung auf die Datenqualität.
  • Mit der konsequenten Vorgehensweise “Erst Suchen, dann anlagen” wird die Anlage von Dubletten vermieden.
  • CAS genesisWorld unterstützt Sie durch die Adressprüfung, die SmartSearch und dem Duplicate Finder pro beim Umgang mit Dubletten

Weiterführende Links

> Leitfaden Duplicate Finder pro

Autor: Markus Neu, Berater CRM